idw – Informationsdienst Wissenschaft
Nachrichten, Termine, Experten
Nachrichten, Termine, Experten
Projekt "Impulse" der Universität Heidelberg: Einführung der neuen Software SAP R/3 reibungslos verlaufen - Rektor Prof. Dr. Jürgen Siebke: "Damit haben wir die Grundlage geschaffen, um die ambitionierten Ziele des Projektes zu erreichen" - Innovatives Konzept für die Verteilung der Finanzmittel ist Realität geworden
Das Projekt "Impulse" der Universität Heidelberg hat einen wichtigen Meilenstein mit Erfolg genommen: Als erste Universität in Baden-Württemberg schaffte die Ruprecht-Karls-Universität reibungslos den Übergang zum kaufmännischen Rechnungswesen und arbeitet seit Beginn des Jahres mit der Software SAP R/3. "Damit haben wir die Grundlage geschaffen, um die ambitionierten Ziele des Projektes 'Impulse' zu erreichen", kommentiert Rektor Prof. Dr. Jürgen Siebke. Wie Prorektor Prof. Dr. Heinz Horner hervorhebt, verlagert die Universität Heidelberg durch das Projekt konsequent die Verantwortung für die Verwendung der Finanzmittel auf die Ebene der Institute und führte ein innovatives neues Umlagemodell ein. Kanzlerin Romana Gräfin vom Hagen vor Journalisten: "Das 'Impulse'-Projekt findet bundesweit starke Beachtung."
Für das Projektteam war der 3. Januar 2000 ein magisches Datum: An diesem Tag musste die neue Software SAP R/3 ihre Feuerprobe bestehen. Dass der Übergang von der alten kameralen zur modernen kaufmännischen Buchführung so reibungslos verlief, erfreut die Kanzlerin besonders: "Am ersten Tag konnten Rechnungen für 350 000 Mark bezahlt werden - es wurden ungefähr 250 Buchungen durchgeführt." Damit ist das neue Finanzsystem voll in Funktion. Das kaufmännische Rechnungswesen liefert, so Rektor Siebke, "eine solide Basis für eine
Kosten-Leistungs-Rechnung, die notwendig ist, um die Verwendung der Ressourcen der Universität Heidelberg zu optimieren". Weitreichende Ziele des Reform-Projektes, wie zum Beispiel die Schaffung interner Märkte, wären ohne das neue System nicht zu erreichen.
In den vorangegangenen Monaten hatte die R/3-Software den speziellen Erfordernissen einer Universität angepasst werden müssen. "Dabei haben wir uns des Know how der Firma OSS Consulting bedient, eines mittelständischen Unternehmens aus Heidelberg-Rohrbach", so die Kanzlerin. "Das Projekt hat auch aus unserer Sicht Pioniercharakter", erklärt Horst Ziegler, Geschäftsführer der OSS Consulting. Die Universität nutze einerseits zwar die SAP-Software in der vollen Bandbreite und Integration des Rechnungswesens und der Beschaffungslogistik. Andererseits mussten aber für spezielle Anforderungen des Drittmittel-Reportings, der kameralen Berichtspflicht sowie der dezentralen Beschaffung in den Instituten individuelle Lösungen entwickelt werden.
"Wir haben an verschiedenen Stellen den SAP-Standard erheblich weiterentwickelt", so Ziegler. "Es ist uns damit gelungen, an der Universität eine zukunftsorientierte Lösung zu implementieren, die in der SAP-Welt Modellcharakter hat." Der Nutzer kann bequem im Internet agieren, beispielsweise wenn er Bestellungen macht, während im Hintergrund ein SAP-System läuft.
"Impulse" wird von der Firma Mummert & Partner beratend begleitet und von der Volkswagenstiftung finanziell gefördert.
Warum erfolgte die Umstellung gerade jetzt?
Drei Gründe waren maßgebend dafür, dass die Umstellung gerade zum Jahrtausendwechsel erfolgte. Einerseits war das alte System nicht 2000-fähig. Auf der anderen Seite ist der Übergang zur Kosten-Leistungs-Rechnung Grundlage für die Einführung von Globalhaushalten an den Universitäten in
Baden-Württemberg.
Der wichtigste Grund lag jedoch in den Zielen, die das Heidelberger
Reform-Projekt erreichen will: "Weil wir eine präzisere Ermittlung der Kosten für Lehre und Forschung als Basis für hochschulinterne Entscheidungen und unsere Geldgeber brauchen" (Romana vom Hagen). Dort, wo Kosten und Leistungen überhaupt messbar sind an einer Universität, sollen Instrumente eingeführt werden, die sich in der Wirtschaft bewährt haben. Aber: "Wir haben uns nicht nur mit den Instrumenten beschäftigt, sondern auch ein neues Konzept für die Verteilung der Finanzmittel entwickelt und eingeführt, die das Land Baden-Württemberg uns gibt" (Prorektor Heinz Horner).
Umlagemodell: Institute entscheiden über ihren Haushalt und zahlen 3% in einen zentralen Pool
Die Universität Heidelberg ist dazu übergegangen, den Globalhaushalt an die Institute weiterzugeben. Sogar über ihren Personalhaushalt können die Institute nun weitgehend selbst verfügen - wobei natürlich Beamtenrecht und Tarifverträge beachtet werden müssen. Die Bedingung für die konsequente Verlagerung der Finanz-Verantwortung: Für zentrale Aufgaben, wie die Ausstattung von Lehrstühlen bei Berufungen, müssen Mittel an einen zentralen Pool abgeführt werden. Nach dem Heidelberger Modell zahlt jedes Institut rund drei Prozent von den globalen Mitteln in diesen Pool.
"Das ist insofern revolutionär, als zum ersten Mal die Mittelverteilung nicht von oben nach unten erfolgt und zentral gesteuert wird, sondern die Institute für zentrale Aufgaben Mittel aus ihren Haushalten bereitstellen", sagt Prorektor Horner. Im Gegenzug entfällt die bisher vorhandene Stellenbesetzungssperre. "Das bedeutet mehr Planungssicherheit für die Institute und führt weg vom Zufallsprinzip, wenn Mitarbeiter unvorhersehbar ausscheiden."
SAP-Einführung kostete 2,3 Millionen Mark für externe Leistungen
Ohne Personalkosten der Universität Heidelberg betrug die Größenordnung der externen Leistungen - also Hardware, Software und Beratung - rund 2,3 Millionen Mark. Daran beteiligten sich das Land Baden-Württem-berg mit 750 000 Mark sowie der Bund und das Land im Rahmen des Hochschulbauförderungsprogramms mit 900 000 Mark.
Beteiligt waren und sind aus der Universitätsverwaltung fünf Mitarbeiter in Vollzeit und zehn Mitarbeiter in Teilzeit sowie 20 weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Pilot-Instituten. Auch Institutsleiter arbeiten in dem "Impulse"-Team mit.
Ausblick auf das Jahr 2000
Für das Jahr 2000 hat sich das Team viel vorgenommen: Ein Modell für eine leistungs- und belastungsbezogene Mittelverteilung soll entwickelt, diskutiert und eingeführt werden. Dabei geht es zunächst nur um kleine Verschiebungen, weil die Mittelausstattung der Institute sehr knapp ist. Aber: "Wir erwarten uns eine Anreizwirkung" - so Prorektor und Kanzlerin unisono.
Ab sofort gibt es regelmäßig einen newsletter über das Projekt "Impulse" - weil es für die Fortentwicklung der Universität Heidelberg so wichtig ist. Das
Nachrichtenblatt, dessen erste Ausgabe jetzt den Medien vorgestellt wurde, richtet sich in erster Linie an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Ruprecht-Karls-Universität.
Rückfragen bitte an:
Dr. Michael Schwarz,
Pressesprecher der Universität Heidelberg,
Tel. 06221 542310, Fax 542317
michael.schwarz@rektorat.uni-heidelberg.de
Der newsletter kann kostenlos bestellt werden bei:
Pressestelle der Universität Heidelberg
Postfach 105760, 69047 Heidelberg
Criteria of this press release:
interdisciplinary
transregional, national
Organisational matters, Science policy
German
You can combine search terms with and, or and/or not, e.g. Philo not logy.
You can use brackets to separate combinations from each other, e.g. (Philo not logy) or (Psycho and logy).
Coherent groups of words will be located as complete phrases if you put them into quotation marks, e.g. “Federal Republic of Germany”.
You can also use the advanced search without entering search terms. It will then follow the criteria you have selected (e.g. country or subject area).
If you have not selected any criteria in a given category, the entire category will be searched (e.g. all subject areas or all countries).
