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Die Optimierung von Geschäftsprozessen in der Universitätsverwaltung mit Hilfe elektronischer Medien steht im Zentrum des Pilotprojektes "Kompetenzzentrum für elektronisch gestützte Vorgangsbearbeitung und Archivierung (KeVA)", das jetzt an der Universität Dortmund gestartet wird. Zentrales Werkzeug des Zentrums, das mit Landes- und Bundesmitteln gefördert wird, ist ein hochschulübergreifendes Dokumenten-Management-System (DMS), das die Verwaltung, Weiterverarbeitung und Archivierung digitaler Dokumente ermöglichen soll.
Das neue Verfahren trägt insgesamt dazu bei, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, Medienbrüche zu vermeiden und die immens steigenden Kosten und den steigenden Platzbedarf für die Archivierung von Dokumenten zu mindern.
In einem ersten Schritt wird das System den Fachbereichen/Fakultäten bei der Verwaltung von Klausuren helfen, die aufgrund neuer Bachelor- und Masterstudiengänge in noch größerer Anzahl als bisher anfallen. Für diesen Prozess sollen die Klausuren zur Archivierung gescannt und sicher in digitaler Form innerhalb des Systems zentral für die Lehrenden verfügbar gemacht werden.
Neben den Fachbereichen/Fakultäten profitieren auch Fachdezernate von dem neuen System. So werden z. B. im Zentrum für Studierendenangelegenheiten (ZfS) künftig Anträge auf Einschreibung und Bewerbungen zu Numerus-Clausus-Studiengängen elektronisch verarbeitet. Weitere Einsatzgebiete sind die elektronische Verarbeitung des täglich eingehenden Postverkehrs sowie die Digitalisierung der internen Rechnungsverarbeitung.
Nach Abschluss der ersten Teststrecke im ZfS ist schrittweise ein hochschulübergreifender Ausbau des Systems geplant. Ziel ist es aber auch, anderen Hochschulen den Service des Dortmunder Kompetenzzentrums zur Verfügung zu stellen und andere Hochschulen bei der Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
Informationen
Dr. Hans-Peter Kasüschke
Dezernent für Organisations- und Personalentwicklung
Tel.: 0231/722-2540
Mail. hp.kasueschke@uni-dortmund.de
Criteria of this press release:
interdisciplinary
transregional, national
Organisational matters
German
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