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Porsche Consulting hat im Sommersemester 2009 mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschule Esslingen die Bearbeitung der Studiengebühren untersucht. Primäres Ziel ist es, die Bearbeitung des ganzen Prozesses zu verschlanken, Fehler gar nicht entstehen zu lassen und die Bearbeitungszeit erheblich zu reduzieren und die Verwendung der Studiengebühren für die Studierenden offen zu legen.
(Esslingen) Bei den Studierenden der Hochschule Esslingen steht die Zahlung der Studiengebühren an. Bereits vor vier Wochen wurden die Zulassungsbescheide gemeinsam mit den Studiengebührenbescheiden verschickt. Im Moment laufen die Zahlungseingänge ein, neu zugelassene Studierende können der Hochschule Esslingen einen Abbuchungsauftrag erteilen. Damit beginnt ein neuer Verwaltungsablauf rund um die Studiengebühren, der von der Mitteleinnahme bis hin zur Mittelverwendung und der Kommunikation dieser Maßnahmen nun - mit der Unterstützung von Porsche Consulting - verschlankt wird und dessen Prozess nun optimiert wurde.
Die Einnahme und Verwaltung von Studiengebühren an Hochschulen ist relativ neu. Dabei müssen Studentische Abteilung und Finanzabteilung sowie die Fakultäten eng zusammen arbeiten. Porsche Consulting hat im Sommersemester 2009 mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschule Esslingen die Bearbeitung der Studiengebühren untersucht. Primäres Ziel ist es, die Bearbeitung des ganzen Prozesses zu verschlanken, Fehler gar nicht entstehen zu lassen und die Bearbeitungszeit erheblich zu reduzieren.
In einem Workshop wurde zuerst der Ist-Zustand aufgenommen. So steht am Anfang der Gebührenbescheid, der mit dem Zulassungsbescheid an die Studierenden verschickt wird. Dann müssen die Befreiungsanträge bearbeitet werden, Zahlungen verbucht und Mahnungen geschrieben werden. Aber auch dann ist die Kette des Prozesses nicht zu Ende. Die eingezogenen Mittel müssen verteilt werden und die Verwendung soll für jeden Studierenden und Interessierten nachvollziehbar und nachzulesen sein. Das bedeutet, dass der Prozess der Studiengebühren in den Sitzungen der Fakultätsstudiengebührenkommission und der zentralen Studiengebührenkommission weiter verfolgt werden muss. Ganz wichtig dabei ist es auch, die erfolgten Maßnahmen zu veröffentlichen. Mit den Workshopmitarbeitern erarbeitete Porsche Consulting eine Prozesslandkarte. In dieser wurde dokumentiert, wie der Ablauf des Prozesses in Zukunft aussehen soll.
Durch diese Prozesslandkarte werden in Zukunft alle Abläufe optimal aufeinander abgestimmt und überflüssige Tätigkeiten oder Doppelarbeit vermieden. "Wir möchten hier auch die Zufriedenheit des Mitarbeiters erhöhen", sagt Prof. Dr.-Ing. Bernhard Schwarz. Vor allem die Kunden, die Studierenden der Hochschule Esslingen, sollen von der Prozessoptimierung profitieren. "Wenn wir die Studiengebühren schneller bearbeiten, können wir die Gelder auch wieder schneller für Maßnahmen im Bereich der Lehre verwenden", so Schwarz weiter. Außerdem werde durch die Veröffentlichung der Maßnahmen im Intranet deutlich, dass die Studiengebühren gut angelegt sind. "Das Geld muss bei den Studierenden ankommen", sagte Sven Seidel, Mitglied der Geschäftsleitung bei Porsche-Consulting. "Sowohl für die Hochschule selbst als auch für die Studierenden ist die Transparenz der Ausgaben immens wichtig."
Die Prozessoptimierung wurde anhand der Studiengebühren erstmalig durchgeführt. In einem weiteren Schritt ist angedacht, mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen, welche die Methoden des "Lean Management" dann auf weitere Prozesse der Hochschule anwenden und über kontinuierliche Verbesserungsprozesse, in der Betriebswirtschaft mit KVP abgekürzt, nachhaltig optimieren werden. Weitere Verbesserungsworkshops zu hochschulübergreifenden Themen sind angedacht. Langfristig soll eine KVP-Organisation an der Hochschule eingerichtet werden.
Criteria of this press release:
Economics / business administration, Electrical engineering, Mechanical engineering, Social studies, Traffic / transport
transregional, national
Cooperation agreements, Studies and teaching
German
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