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Fast 30 Prozent Verschwendung der Arbeitszeit in der Administration hat die Studie "LeanOffice 2010" aufgedeckt. Warum und wie dieses Defizit als Chance zur Produktivitätssteigerung verstanden werden kann, erklärt die neu vorgelegte Fraunhofer Studie.
Viele Wege können aus der Krise führen. Unternehmen, die sich mit Erfolg auf die Zukunft vorbereiten, müssen heute unter dem Druck des internationalen Wettbewerbs alle Möglichkeiten ausschöpfen, um Prozesse zu optimieren und Quellen der Verschwendung im Unternehmen aufzudecken. Das Fraunhofer IPA hat sich in einer Umfrage bei Unter nehmen in Deutschland, der Schweiz, Österreich und den angrenzenden CEE-Staaten dem Thema "indirekte Unternehmensbereiche" angenommen. 350 Unter nehmen haben quantitative Angaben und qualitative Aussagen gemacht, als sie folgende Fragen
beantworteten:
•Welches Verbesserungspotenzial sehen Unternehmen im Bereich der Administration?
•Welche Wege beschreiten erfolgreiche Unternehmen bei der Optimierung der Prozesse im Bereich Adiministration?
•Welche Rolle spielen die Erfolgsmerkmale des LeanOffice?
Die Antworten der Unternehmen bilden die Basis der Studienergebnisse, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:
• 27 Prozent der reinen Arbeitszeit – so schätzen die Unternehmen – beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.
• Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55 Prozent in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.
• Im Schnitt wurden in den vergangenen drei Jahren Produktivitätssteigerungen von neun Prozent in der Administration erreicht. In der Produktion hingegen waren es durchschnittlich 15 Prozent.
•Mehr als die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen sind Nachzügler und befassen sich noch nicht bzw. seit weniger als einem Jahr mit einer systematischen Verbesserung ihrer Administration – mit signifikanten Auswirkungen. Ihre durchschnittliche Produktivitätssteigerung von sechs Prozent ist nicht einmal halb so hoch wie die der befragten Top-Unternehmen.
"Erfolgreiche Unternehmen machen es doch vor: Produktivitätssteigerungen in der Administration von mehr als fünfzehn Prozent innerhalb von drei Jahren sind gut machbar", kommentiert Oliver Schöllhammer, Leiter des Themenfelds LeanOffice am Fraunhofer IPA, dieses Ergebnis und ergänzt: "Das bedeutet, fünfzehn Prozent freie Kapazitäten für produktive Tätigkeiten, für Verbesserung im Kundenservice, für Weiterentwicklung oder Innovationen." Eine interessante Quote vor dem Hintergrund harter Wettbewerbsbedingungen.
Das größte Produktivitätspotenzial sehen die befragten Unternehmen zwar in der Administration, obgleich diese zur Zeit eher Verbesserungsmaßnahmen auf der Produktionsseite durchführen. Daher sind Verbesserungen bzw. methodische Ansätze zur Optimierung der Administrationsprozesse unbedingt erforderlich. Die IPA-Wissenschaftler wissen: Nur mit einer zielgerichteten, methodischen Unterstützung kann die Lücke zwischen erkanntem und tatsächlich realisiertem Potenzial geschlossen werden. Die erfolgreiche und ergebnisorientierte Umsetzung von LeanOffice verlangt eine systematische Vorgehensweise. Veränderungen werden nur dann im Unternehmen nachhaltig verankert und wirksam, wenn sie auch vom Management unterstützt werden.
Das Fraunhofer IPA begleitet seit Jahren Unternehmen bei Effizienzsteigerungsinitiativen in der Administration und fertigungsnahen Bereichen. "In der Praxis zeigt sich, dass viele Unternehmen das Potenzial in den administrativen Bereichen erkannt haben", unterstreicht Ralph Schneider, LeanOffice-Experte des Fraunhofer IPA. "Viele Unternehmen setzen allerdings zu sehr auf kurzfristige Erfolge aus Einzelinitiativen ihrer Mitarbeiter. Sie scheuen das Engagement in Form von professionell aufgesetzten Effizienzsteigerungsprogrammen. Zurückhaltung ist aber hier fehl am Platz." Deshalb setzt das Fraunhofer IPA bei seinen Kunden in der Regel auf konzeptionell so durchstrukturierte Implementierungsvorgehen, dass diese Programme über das gesamte Unternehmen wirken. Neben der Adaption von bewährten
Ansätzen aus der Produktion wird gezielt auf die Moderation von Lösungsfindungsprozessen unter starker Einbindung der Belegschaft, Einführung des visuellen Managements (z. B. Kennzahlen auf Abteilungsebene) sowie auf den Aufbau von Methodenkompetenz im Unternehmen gesetzt. "So kommt die beste Lösung an der richtigen Stelle zum Einsatz, gleichzeitig werden Voraussetzungen für den nötigen Kulturwandel geschaffen", so Schneider und Schöllhammer.
Die Studie hat ca. 130 Seiten und wird zum Preis von 200,– Euro ab Juli über den IRB-Verlag zu beziehen sein.
Weitere Informationen unter: www.irb.fraunhofer.de/produkte/buecher
Ihre Ansprechpartner für weitere Informationen:
Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA
Tech. Dipl.-Betriebsw. (FH) Oliver Schöllhammer
Telefon +49 711 970-1947, oliver.schoellhammer@ipa.fraunhofer.de
Dipl.-Kfm. t.o. Ralph Schneider
Telefon +49 711 970-1827, ralph.schneider@ipa.fraunhofer.de
Criteria of this press release:
interdisciplinary
transregional, national
Research results, Transfer of Science or Research
German
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