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Seit dem Jahr 2000 wurde auf Anregung der Niedersächsischen Staatskanzlei, dann in Kooperation mit dem Niedersächsischen Innenministerium von der TU Braunschweig, Institut für Wirtschaftswissenschaften unter Federführung von Professor Dr. Burkhard Huch, in Zusammenarbeit mit der KPMG Prüfungs- und Beratungsgesellschaft für den öffentlichen Sektor, mit öffentlichen Institutionen des Landes Niedersachsen (Landesamt für Bezüge und Versorgung und Oberlandesgericht Oldenburg) sowie den Städten Braunschweig, Goslar und Lüneburg sowie dem Kreis Gifhorn mit finanzieller Unterstützung durch die NORD/LB ein Verbundprojekt durchgeführt, um Verwaltungsabläufe - auch institutionsweit - zu optimieren. Ausgangspunkt war ein Benchmarking (Leistungsvergleich) von Geschäftsprozessen - im Vergleich untereinander, aber auch im Vergleich zur Unternehmenspraxis (Salzgitter AG) - am Beispiel des Personalwesens. Bei den sehr unterschiedlichen Partnern wurde das Personalwesen exemplarisch ausgewählt, da diese Arbeiten bei allen Partnern in gleicher Weise anfielen.
Damit traten in Niedersachsen erstmals unterschiedlich strukturierte Behörden in einen Leistungsvergleich. Es sollte herausgefunden werden, welche Arbeitsabläufe die wirtschaftlichste Verwaltung von Personal ermöglichen und dennoch hohe Qualitätsstandards garantieren.
Das Projekt war entscheidend geprägt durch die aktive Mitarbeit aller Partner. Das Ziel bestand darin, die bestehenden Abläufe so schlank wie möglich zu gestalten und dabei ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit zu schaffen. Grundlage war eine Kombination aus "visuellem" und kennzahlenorientiertem Benchmarking. Auf deren Grundlage konnten von den Teilnehmern Schwachstellen in den Abläufen erkannt und gleichzeitig neue Ideen generiert werden. Ein reger Gedankenaustausch bei den durchgeführten Workshops stand stets im Mittelpunkt.
Teilweise konnten durch sehr einfache Umorganisation wesentliche Effekte erzielt werden mit deutlicher Verkürzung der Abläufe und zugleich Steigerung der Qualität bei höherer Zufriedenheit der Betroffenen. So wurden Aufgaben delegiert, überflüssige Kontrollen abgeschafft, Abzeichnungsvorgänge über Hierarchien hinweg auf ein Mindestmaß zurückgefahren. Es konnten Doppelarbeiten aufgedeckt und eliminiert, Reibungsverluste durch Verbesserung der Koordination vermieden, Postwege durch Verbesserung der Transport-, Liege- und Wartezeiten, ebenso wie die Art der Beförderung effizienter gestaltet werden. Auch führte die Neuregelung der politischen Beteiligungen teilweise zu erheblich mehr Wirtschaftlichkeit. Reduzierungen der Bearbeitungsschritte, Postwege und Anzahl der Beteiligten von 50 % für einzelne Prozesse waren keine Ausnahme. So lassen sich auf diese Weise freigesetzte Ressourcen für andere Aufgaben einsetzen.
Dabei galt es immer, das Spannungsfeld von Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen: Es gibt keine generellen Standardprozesse, stets sind individuelle örtliche Wünsche, Ziele und Gegebenheiten zu berücksichtigen. Ausgang war zwar überall das Personalwesen, doch ist die Methodik - auch ohne Benchmarking - übertragbar. Für einige Partner war damit die Initialzündung gelegt, um die Methodik auf andere Verwaltungsbereiche auszudehnen.
Für Professor Dr. Burkhard Huch ist dieses Projekt einmal mehr ein gutes Beispiel gelungener Zusammenarbeit zwischen Theorie und Praxis, "indem wir die Einführung betriebswirtschaftlicher Instrumente bei Behörden unterstützen, konnten wir damit einen Beitrag zur praxisorientierten Verwaltungsökonomie leisten." Prof. Huch lobte dabei die sehr enge Zusammenarbeit mit KPMG; während des Projekts wurde der KPMG-Mitarbeiter Günter Becker als wissenschaftlicher Mitarbeiter der TU und Projektleiter eingestellt, um auf Basis seiner bisherigen Erfahrungen und unter Heranziehung neuerer wissenschaftlicher Konzepte und Methoden dieses Projekt in sich geschlossen durchzuführen. Für Günter Becker brachten die vielen Gespräche und die in der persönlichen Zusammenarbeit gefundenen Lösungen die Arbeit voran und ließen alle Seiten voneinander profitieren. Besonders die beteiligten Behörden waren mit den erreichten Ergebnissen sehr zufrieden.
Mit Beendigung dieses Projekts wird aber die Zusammenarbeit nicht beendet sein. Es wurden viele Konzepte und Instrumente entwickelt, die es weiter zu nutzen gilt; so wurde auch zwischen allen Partnern ein informelles Netzwerk gebildet, welches Grundlage auch künftiger Zusammenarbeit sein soll. Gerade eine damit erreichbare nachhaltige Unterstützung der Kommunen bei ihren eigenen Anstrengungen zur Verwaltungsreform war wesentliches Interesse des Landes Niedersachsen, sich bei diesem Projekt zu engagieren.
Bei dem 5. Workshop "Verwaltungsreform aktuell", der unter der Schirmherrschaft des niedersächsischen Innenministers Heiner Bartling am 18. April 2002 von 9.30 bis 18.00 Uhr in der Industrie- und Handelskammer Braunschweig veranstaltet wurde, zeigten zum Abschluss dieses Projekts alle Beteiligten ihre Ergebnisse und Erfahrungen und gaben den etwa 130 Teilnehmern zugleich konkrete Anregungen für eigenes Vorgehen.
Ansprechpartner:
Institut Wirtschaftswissenschaften der TU Braunschweig
Abteilung Controlling und Unternehmensrechnung
Prof. Dr. Burkhard Huch
Pockelstr. 14, 38106 Braunschweig
Tel.: 0531/391-3610, Fax: 0531/391-8121
E-mail: b.huch@tu-bs.de
Criteria of this press release:
Economics / business administration, Law, Media and communication sciences, Politics, Social studies
transregional, national
Miscellaneous scientific news/publications, Research projects
German
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