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Die Daten zeigen, dass eine vollständige technische und organisatorische Integration bislang nur an wenigen Hochschulen realisiert wurde. Gleichwohl lässt sich eine klare strategische Ausrichtung in diese Richtung erkennen. Damit verbunden ist eine zunehmende Annäherung an Konzepte des Enterprise Content Managements (ECM), die langfristig auf ein holistisches Verständnis digitaler Verwaltungsökosysteme hindeutet.
Dokumentenmanagementsysteme in Hochschulen
Aktuelle Umfrage zu Status und Fortschritt
Der zunehmenden Bedeutung der digitalen Transformation Rechnung tragend, entwickelt die ZKI-Kommission DMS und digitale Transformation eine Übersicht über das digitale Ökosystem deutscher Hochschulen. Zur Analyse und Einordnung der digitalen Transformation von Verwaltungsprozessen wurde im Juni 2025 eine Umfrage initiiert. Rund ein Viertel aller deutsche Hochschulen beteiligte sich. Der Anteil an Sichtweisen von Verwaltung und Rechenzentren war ausgewogen.
Verstetigung der Digitalisierung
Die Ergebnisse der Umfrage verdeutlichen, dass die Digitalisierung der Hochschulverwaltungen in Deutschland eine neue Entwicklungsphase gegenüber dem Erfassungsstand von vor drei Jahren erreicht hat. Die überwiegende Mehrheit setzt bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Hochschulbetrieb ein. Während frühere Vorhaben stark technikorientiert waren, steht derzeit die organisatorische und kulturelle Transformation im Mittelpunkt. Hochschulen begreifen Digitalisierung zunehmend als ganzheitlichen Veränderungsprozess, der Fragen der Governance, der Prozessharmonisierung und der Kompetenzentwicklung umfasst.
Funktionalität der DMS und ergänzende Bedarfe
Dokumentenmanagementsysteme sind keine universellen Werkzeuge. Sie fokussieren sich auf strukturierte Ablage und revisionssichere Archivierung. Ihre Informationssammlung und Prozessautomatisierung reichen bei komplexen Anforderungen oftmals nicht aus, sodass spezialisierte Systeme für Formulare und Workflows ergänzend eingesetzt werden. Während früher strukturierte Aktenpläne das zentrale Ordnungskriterium darstellten, rücken heute prozessorientierte Ansätze in den Vordergrund.
Umsetzung fachlicher Anforderungen
Es deutet sich an, dass die Rahmenbedingungen professionalisiert und die internen Strukturen für digitale Projekte sowie die Umgestaltung von Geschäftsprozessen weiter ausgebaut werden. Die Hochschulen verorteten die Umsetzungsverantwortung hauptsächlich bei thematisch spezifischen Projektgruppen sowie Bereichen der zentralen Verwaltung und weniger bei der IT-Abteilung.
Als größte Herausforderung werden fehlende personelle Ressourcen bewertet: mehr als zwei Drittel bestätigen einen Fachkräfte- und Personalmangel. Der Umgang mit Dienstleistern und Übergangsszenarien stellen weitere Hürden auf. Im Zuge der Digitalisierung entstehende Übergangsszenarien erfordern zunächst Vorgänge parallel sowohl in Papierform als auch digital im DMS abzubilden und zu führen, um rechtliche Sicherheit und Praxiserfahrung zu gewinnen.
DMS gelten häufig als „Schweizer Taschenmesser“: mit nur einem Tool, sollten alle Probleme der Verwaltungsdigitalisierung gelöst werden. Diese Erwartung erfüllt sich überwiegend nicht und zusätzlich zu den DMS‘ werden in den letzten Jahren auch Workflowmanagement- und Formularmanagementsysteme eingesetzt.
Formularmanagementsysteme (FMS) bilden in Hochschulverwaltungen den zentralen Einstiegspunkt für digitale Anträge, Meldungen und Genehmigungen. Sie erfassen Daten strukturiert und übergeben sie medienbruchfrei an DMS und Workflow-Engines (WFE). So entstehen durchgängige, nachvollziehbare und revisionssichere Prozesse – von der Antragstellung bis zur archivierten Akte. Durchlaufzeiten sinken, die Datenqualität steigt und standardisierte Schnittstellen erleichtern die Integration in bestehende Fachverfahren.
Change Management als Erfolgsfaktor
In dieser Perspektive werden Dokumentenmanagementsysteme, Formularmanagementsysteme und Workflow-Engines nicht mehr als isolierte IT-Werkzeuge verstanden, sondern als Unterstützung für Verwaltungshandeln, das am besten zusammenwirken kann, wenn das Schnittstellenmanagement eine echte Integration und medienbruchfreie Verwaltungsabläufe zulässt. Vor diesem Hintergrund erscheint die Integration weniger als abgeschlossener Trend, sondern als fortlaufender Entwicklungsprozess. Insgesamt zeigt sich, dass die Digitalisierung der Hochschulverwaltung kein linearer Modernisierungsprozess ist, sondern ein dynamisches Feld zwischen technologischer Innovation, organisatorischer Anpassung und kulturellem Wandel – die immer wieder miteinander in Beziehung gesetzt und ausgehandelt werden müssen.
Tanja Bode, Universität Kassel
Kerstin Borowiak, Universität der Künste Berlin
Doreen Schwarz, Universität Bielefeld
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Zur News:
https://www.zki.de/aktuelles/einsatz-von-dms-in-hochschulen/
https://zki-ft26.gwdg.de/ Treffen Sie unsere Autorinnen und IT-Fachexperten auf der ZKI-Frühjahrstagung "Vernetzt handeln,gemeinsam wirken" vom 9. bis 11. März 2026 in Göttingen. Diesjährige Gastgeberin der Tagung ist die GWDG – Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen.
Umfrage zu Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen an deutschen Hochschulen
Copyright: ZKI-Kommission Digitale Transformation
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Information technology
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German
Umfrage zu Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen an deutschen Hochschulen
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