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Ein Verbund aus Hochschulen, Praxispartnern und Unternehmen entwickelt im Projekt „KI-InnOMATiV" ein KI gestütztes Assistenzsystem für inklusives Onboarding in öffentlichen Verwaltungen. Im Mittelpunkt stehen Mixed Ability Teams, also Teams mit unterschiedlichen Unterstützungsbedarfen und Kompetenzen, barrierearme Gestaltung sowie Fragen zu Datenschutz, IT Sicherheit und Transparenz beim Einsatz von KI.
Mit KI-InnOMATiV startet ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt, das den Einstieg neuer Mitarbeitenden in öffentlichen Verwaltungen erleichtern soll, insbesondere dort, wo Menschen mit unterschiedlichen Unterstützungsbedarfen gemeinsam arbeiten. Zusammen mit Verwaltungseinrichtungen als Praxispartnern entwickelt das Projekt ein KI-gestütztes Onboarding-Assistenzsystem, das Informationen, Rollen und Arbeitsschritte verständlich bündelt, im Arbeitsalltag situativ unterstützt und so dazu beitragen soll, Barrieren im Arbeitsalltag zu reduzieren.
Gutes Onboarding bedeutet dabei mehr als nur Fachwissen und Prozesse zu vermitteln. Es geht auch um Orientierung, Sicherheit und gelingende Zusammenarbeit. Neue Mitarbeitende bringen unterschiedliche Vorerfahrungen, Stärken und Lernwege mit. Gleichzeitig prägen Teams, Führung und Ansprechpersonen den Einstieg, durch klare Erwartungen, verlässliche Kommunikation und passende Unterstützung. KI-InnOMATiV setzt deshalb bei den Bedarfen der Zielgruppen an und entwickelt Lösungen, die den Einstieg für unterschiedliche Zielgruppen erleichtern sollen.
Öffentliche Verwaltungen stehen bei der Einarbeitung vor einer doppelten Herausforderung: Viele Abläufe sind komplex, Wissen liegt an unterschiedlichen Stellen, und die IT-Landschaft ist oft historisch gewachsen. Gleichzeitig sollen Einarbeitungen barrierearm, zielgruppengerecht und praxistauglich gelingen. KI-InnOMATiV betrachtet Onboarding als durchgängigen Prozess, von der ersten Orientierung über das Lernen am Arbeitsplatz bis hin zur sicheren Durchführung wiederkehrender Aufgaben.
Dazu verbindet das Projekt mehrere technische Bausteine: Eine KI-gestützte Assistenz beantwortet Fragen und unterstützt bei einzelnen Arbeitsschritten. Zudem wird das System an vorhandene Lern- und Wissensangebote angebunden. Um Unterstützung genau dann zu geben, wenn sie gebraucht wird, werden typische Abläufe in einem konkreten webbasierten Verwaltungssystem analysiert. Auf dieser Grundlage kann das System passende Hinweise direkt im Arbeitskontext anbieten, zum Beispiel als kurze Erklärungen oder Hervorhebungen im Bildschirm.
„Wir wollen Onboarding in Verwaltungen so gestalten, dass es im Arbeitsalltag wirklich hilft: verständlich, barrierearm und anschlussfähig an bestehende Prozesse. KI dient dabei als Assistenz. Sie strukturiert Wissen, macht Abläufe nachvollziehbarer und unterstützt Menschen dabei, sicher in neue Aufgaben zu finden.“
Aysegül Dogangün, Projektleitung/Koordination, Hochschule Ruhr West (HRW)
Ein zentrales Qualitätskriterium ist die Barrierefreiheit. Die Oberfläche und die Bedienung des Assistenzsystems werden von Anfang an so entwickelt, dass sie auch bei unterschiedlichen Voraussetzungen gut nutzbar sind. Orientierung geben dabei etablierte Standards. Ob die Lösungen im Alltag wirklich funktionieren, wird in mehreren Entwicklungsrunden gemeinsam mit Nutzenden geprüft und schrittweise verbessert.
Das Projekt verbindet dafür Bedarfserhebung, gemeinsame Gestaltung und technische Entwicklung. Das Projekt analysiert Arbeitskontexte und typische Einstiegswege in öffentlichen Verwaltungen, um daraus konkrete Anforderungen abzuleiten. Aufbauend darauf entstehen Prototypen, die in realistischen Situationen erprobt werden. Aus den Ergebnissen werden nicht nur Softwarebausteine entwickelt, sondern auch Materialien, die die Einführung erleichtern, etwa Leitfäden, Schulungen und Formate für den Transfer in andere Bereiche.
Die KI-gestützte Lösung soll so entwickelt werden, dass sie sich in unterschiedliche webbasierte Anwendungen der Verwaltung integrieren lässt. Öffentliche Verwaltungen sollen damit nicht von einem einzelnen System abhängig sein, sondern das Assistenzsystem schrittweise in bestehende Arbeitsumgebungen übernehmen können. Damit der Einsatz in der Praxis gelingt, entstehen begleitend leicht nutzbare Materialien, etwa Leitfäden und Schulungen.
Datenschutz und verantwortungsvolle Nutzung werden dabei nicht nachträglich „aufgesetzt“, sondern von Beginn an mitgedacht. Das Projekt erarbeitet ein eigenes Datenschutzkonzept, setzt auf Datensparsamkeit und klare Regeln für den Umgang mit sensiblen Inhalten. Außerdem soll jederzeit nachvollziehbar sein, wann das System eine Empfehlung gibt und wie diese im Arbeitskontext geprüft werden kann.
„Datenschutz, IT Sicherheit und Transparenz sind bei KI Assistenz nicht ‚nice to have‘, sondern Voraussetzung. Wir helfen, Leitplanken so zu setzen, dass Pilotierungen sicher möglich sind, ohne die Zusammenarbeit auszubremsen.“
Marius Sharma, IT Security/Architektur, Adnexxus GmbH
Förderung durch NEXT.IN.NRW
Das Projekt „KI-InnOMATiV“ erhält eine Förderung über drei Jahre durch den Innovationswettbewerb „NEXT.IN.NRW“, der im Rahmen der europäischen Regionalförderung (EFRE/JTF-Programm NRW 2021-2027) federführend durch das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE) in Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen (MKW) umgesetzt wird. Damit sollen wettbewerbsfähige Ideen unterstützt werden, die zur digitalen Transformation beitragen.
Partner im Konsortium
• Hochschule Ruhr West (HRW): Verbundkoordination, menschzentrierte Technikentwicklung, UX/Accessibility, wissenschaftliche Begleitung.
• Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen (HSPV NRW): Verwaltungskontext, Feldzugang, Transfer in Praxis und Ausbildung.
• Technische Universität Dortmund (TU): Forschung zu Teilhabe/Arbeit, Evaluation inklusiver Wirkungen.
• Technische Hochschule Ostwestfalen Lippe (TH OWL): KI-gestützte Informationssysteme, Modellierung, Process Mining, große Sprachmodelle, erklärbare KI.
• fabbrain Software GmbH: Softwareentwicklung und Integration.
• Adnexxus GmbH: Systemarchitektur, Datenschutz/IT Sicherheit.
Ziel des Projekts ist es, Konzepte und technische Bausteine für ein KI-gestütztes Assistenzsystem zu entwickeln und deren Einsatz in realen Verwaltungskontexten zu erproben.
Aysegül Dogangün, Projektleitung/Koordination
E-Mail: mte@hs-ruhrwest.de
Criteria of this press release:
Journalists
Economics / business administration, Information technology, Politics, Social studies, Teaching / education
transregional, national
Cooperation agreements, Research projects
German
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