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Dezernat vereint Beziehungspflege zu Studenten, Absolventen, Professoren, Mitarbeitern und Förderern der Universität Heidelberg mit dem Ausbau von Stiftungen und Vermögen - Künftiges Herzstück: zentrale Datenbank für alle Beteiligten
Stiftungen aus privater Hand, von Bürgern, Absolventen und Unternehmen, haben in Heidelberg immer schon eine besondere Rolle gespielt. In ihrem Strategiepapier legt sich die Ruprecht-Karls-Universität fest, auf der Basis einer gelebten Beziehungspflege ihre Verbundenheit mit Studenten, Absolventen, Professoren, Mitarbeitern und Förderern auszubauen. Aus diesem Grund wurde im Dezember 2005 ein neues Dezernat innerhalb der Universitätsverwaltung ins Leben gerufen - das Dezernat 8. "Weltweite Beziehungspflege hat bei uns Tradition", kommentiert der zuständige Prorektor, Prof. Dr. Angelos Chaniotis. "In einer Zeit, in der die Universitäten unterfinanziert sind und Fundraising als 'Betteln mit System' verpönt wird, ist eine forschungsintensive Universität wie Heidelberg ihren Studierenden und ihren Dozenten gegenüber verpflichtet, für die vielen zukunftweisenden Projekte Förderer zu finden. Dies kann nur durch eine Koordination der entsprechenden Aktivitäten geschehen."
Freunde der Ruperto Carola finden sich auf der ganzen Welt. Für die ausländischen "Ehemaligen" rief die Universität schon 1996 das Projekt "Heidelberg Alumni International" ins Leben, das deren Verbundenheit mit Universität, Heidelberger Freunden und untereinander pflegt. Dies soll künftig auch um andere Bereiche, vor allem den Kontakt zu nationalen Freunden und Förderern, erweitert werden, und zwar in enger Kooperation mit der Gesellschaft der Freunde der Universität.
"Uns geht es um die langfristige Bindung an die Universität", sagt Prorektor Chaniotis. Dezernent Jochen Ridinger ergänzt: "Bisher wussten Freunde und Förderer nicht immer, an wen sie sich wenden konnten, wenn sie die Universität unterstützen wollten." Nun steht sein Dezernat als Ansprechpartner zur Verfügung. Drei Abteilungen kümmern sich um Stiftungen und Vermögen, den Aufbau einer Datenbank und die Beziehungspflege.
"Gegenwärtig sind wir in der Aufbauphase bei der Bestandsaufnahme", beschreibt Dr. Gabriele Thiekötter, die für die Abteilung 8.3 des Dezernats - die eigentliche Beziehungspflege - verantwortlich ist. Der Umgang mit Stiftern und Spendern erfordere größtes Fingerspitzengefühl. Viele wollen ihren Namen nicht genannt haben, freuen sich aber über eine Würdigung ihrer Verdienste. Andere wünschen ausführliche Information, zum Beispiel über Veranstaltungen an der Universität oder über die steuerrechtliche Seite einer Spende. Hier sei auf die individuellen Bedürfnisse eines Mäzens einzugehen.
Einzelne Fakultäten engagieren sich seit langem erfolgreich in der Alumni-Arbeit, und das soll auch so bleiben. Ziel ist es, durch eine gemeinsame, koordinierende Plattform den Ausbau zum Beispiel nationaler Alumni-Vereinigungen zu erleichtern, indem die Daten sämtlicher Freunde, Förderer und Studenten erfasst und individuell zur Verfügung gestellt werden. Um diese sehr technische Seite der Beziehungspflege kümmert sich die Abteilung 8.2 des Dezernats, die sich der Recherche und Datenpflege, aber auch dem Marketing und den verschiedenen Kampagnen widmet.
Die Datenpflege stellt eine gewaltige Herausforderung dar. Die Daten sollen in einer Datenbank, die sich nach Schlüsselbegriffen durchsuchen lässt, gesammelt und verwaltet werden. Besonders wichtig ist hierbei die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs auf die Daten im Sinne eines gemeinsamen Datenpools. "Oder anders ausgedrückt - wer die vorhandenen Informationen nutzen will, muss auch dazu beitragen, dass deren Qualität stimmt, muss sich also auch um die Pflege kümmern", so Ridinger. Eingabe und Abgleich der Daten mehrerer zehntausend Personen - aus verschiedenen schon vorhandenen Datensammlungen beispielsweise der Fakultäten - stellen ein nicht unerhebliches Kapazitätsproblem dar. Von der Sichtung der Namen auf doppelten Eintrag oder der Sicherung des Datenschutzes einmal ganz abgesehen.
"Wir hoffen, dass die Datenbank zu Beginn des nächsten Wintersemesters zur Verfügung steht", sagt der Dezernent. So wird man künftig den Studenten bereits mit dem Zeitpunkt seiner Immatrikulation an der Hochschule willkommen heißen und ihm unter anderem eine e-Mail-Adresse zur lebenslangen Nutzung an die Hand geben, damit er sich auch nach dem Ende des Studiums mit "seiner" Alma Mater verbunden fühlen kann. Das beinhaltet die Chance, in Kontakt zu bleiben mit der Universität, aber auch untereinander.
Die Idee, sich stärker um die Kontaktpflege zu Freunden zu kümmern, stammt von Universitätsrat und Rektorat. Das Konzept ist in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft der Freunde der Universität erarbeitet worden. "Mit speziellen Projekten - ich denke hier an das Kinderhaus im Neuenheimer Feld - wollen wir reale Möglichkeiten aufzuzeigen, wie man sich zweckgebunden engagieren kann", so Ridinger. "Fundraising gewinnt zunehmend an Bedeutung", umschreibt er die vorrangige Tätigkeit des Dezernats. In einer Umfrage hat sich jüngst gezeigt, dass Heidelberg mit 7,4 Millionen Euro Spendenaufkommen im Jahr 2003 nur knapp den dritten Platz verfehlte. Im Schnitt erhielten die deutschen Universitäten anderthalb Millionen Euro pro Jahr aus privater Hand.
Heiko P. Wacker
Rückfragen bitte an:
Jochen Ridinger
Dezernat 8
Beziehungspflege - Stiftungen - Vermögen
Seminarstrasse 2
69117 Heidelberg
Tel. 06221 542160, Fax 543666
ridinger@zuv.uni-heidelberg.de
Rückfragen von Journalisten auch an:
Dr. Michael Schwarz
Pressesprecher der Universität Heidelberg
Tel. 06221 542310, Fax 542317
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