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FH Frankfurt führt als erste hessische Fachhochschule ein integriertes Campus Management System auf SAP-Basis ein
Mit dem Beginn des Wintersemesters 2013/14 wird das Fachbereichsmanagement der Fachhochschule Frankfurt am Main über ein integriertes Campus Management System (CMS) abgewickelt. Dazu zählen die Prozesse Semesterplanung, Lehrauftragsverwaltung und Deputatsabrechnung der Lehrenden, die zuvor manuell durchgeführt wurden. Durch die Umstellung auf das modularisierte Bachelor-Master-System hat der Aufwand für die Planung und Durchführung eines verlässlichen Semesterbetriebs erheblich zugenommen. Dies erforderte das Einschlagen neuer Wege – einer Herausforderung, der sich die FH Frankfurt frühzeitig stellte.
Herzstück ist ein von der Projektgruppe „Digitaler Campus“ entwickeltes internetbasiertes Portal auf Basis des Software-Moduls SLCM (Student Lifecycle Management) des Anbieters SAP. Dieses wurde an die Prozesse der FH Frankfurt angepasst und mit den sich seit einigen Jahren an der FH im Einsatz befindlichen SAP-Softwarekomponenten für Personal- und Finanzverwaltung gekoppelt. Das CMS ist für alle Hochschulangehörigen nach neuesten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien weltweit zugänglich. Die erste Projektphase ist mit der Einführung des CMS in den Hochschulalltag der Fachbereiche erfolgreich abgeschlossen. „Die FH Frankfurt entlastet damit die Fachbereiche, indem zeitaufwändige Prozesse nunmehr IT-gestützt abgewickelt werden können. Dabei haben wir sehr sorgfältig darauf geachtet, uns an den Bedarfen der Fachbereiche zu orientieren und sie zu erfüllen“, erklärt Prof. Dr. Ulrich Schrader, Vizepräsident für Wissenschaftliche Infrastruktur, Forschung und IT, der das Projekt im Präsidium verantwortet.
„Ein integriertes Campus-Management-System ist heute ein wichtiger Standortfaktor. Für die Digital Natives ist der Zugang zu ihren Daten über ein Webportal mittels mobiler Endgeräte selbstverständlich. Mit dem Abschluss der ersten Projektphase ist der Weg dahin bereitet“, lobt Ingmar Jung, Staatssekretär im Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK).
In einer folgenden Projektphase werden die Prozesse Studierenden- und Prüfungsverwaltung integriert. Damit erhalten die Studierenden einen Zugang zum CMS: „Ende 2015 wollen wir das Projekt abschließen; dann sollen alle relevanten hochschulweiten lehr- und lernbezogenen Prozesse über das Campus Management System laufen“, so Schrader.
Die Expertise, die sich die Projektbeteiligten angeeignet haben, soll daher auch an andere (hessische) Hochschulen weitergegeben werden: „Wir konzipieren aktuell ein ‚Competence Center Campus Management’, um andere Hochschulen bei der Einführung von Campus Management Systemen auf Wunsch zu beraten“, berichtet Prof. Dr. Christoph Thomas, Projektmanager des Digitalen Campus und Professor am Fachbereich 2: Informatik und Ingenieurwissenschaften. „Unsere Erfahrungen können andere Hochschulen nutzen, um Ressourcen zu sparen.“
Als Vorarbeit zum Digitalen Campus wurde im Jahr 2008 begonnen, alle hochschulweiten Prozesse der FH Frankfurt abzustimmen. Anschließend wurden ab 2010 die gesamte Systemlandschaft aufgesetzt, das heißt, die vorhandene Hardware sowie die Datenbanken in eine vernetzte Struktur gebracht, die IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzepte umgesetzt sowie umfangreiche Software-Tests durch Fachexpert(inn)en aus den Fachbereichen und den zentralen Abteilungen durchgeführt. Die verwendete SAP-Software funktioniert nach dem Baukastenprinzip, je nach Unternehmen können nur einzelne Module aktiviert werden. Der Einführung des Systems gingen eine Organisationsentwicklung und intensive Schulungen voraus, da sich Tätigkeiten von zahlreiche Mitarbeiter(inne)n veränderten.
Das Projekt unterstützten neben zahlreichen Akteurinnen und Akteuren an der FH Frankfurt externe Partner wie SAP Consulting, Dr. Pape Consulting und MG Consulting, etwa im Bereich der Systemarchitektur und bei Implementierung und Aufbereitung der Schulungsunterlagen. Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst fördert den Digitalen Campus mit 675.000 Euro aus dem Innovations- und Strukturentwicklungsbudget.
Kontakt: Projekt Digitaler Campus, Prof. Dr. Christoph Thomas, Telefon: 069/1533-2711; E-Mail: digitaler.campus@fh-frankfurt.de
Screenshot Digitaler Campus: Semesterplanung
Quelle: FH Frankfurt am Main
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Screenshot Digitaler Campus: Erfassung des geleisteten Lehrdeputats
Quelle: FH Frankfurt am Main
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